W 2020 roku na świecie będzie 45 zetabajtów danych, jak podają eksperci Cloud Technologies, dlatego wydatki firm na ich przetwarzanie drastycznie rosną. Szacuje się, że wielkość rynku ECM wzrośnie z 31,66 mld USD w 2017 r. do 67,14 mld USD do 2022 r., przy średniej rocznej stopie wzrostu na poziomie 16,2%.
Zalewający nas potop danych - zarówno ustrukturyzowanych, jak i nieustrukturyzowanych - jest obecnie nieunikniony, dlatego podstawą efektywnie działających firm jest wykorzystanie zintegrowanych systemów do zarządzania treścią, aby sprawnie funkcjonować na co dzień, koncentrując się na kluczowych obszarach działania przedsiębiorstwa. Z pomocą przychodzą coraz lepiej przygotowane do tego nowoczesne systemy ECM.
Zastosowanie AI do automatycznej klasyfikacji treści
Jednym z najważniejszych trendów w 2019 roku jest zastosowanie w ECM sztucznej inteligencji. Nie jest to jedynie odległa wizja, ale rozwiązanie, które już teraz skutecznie wdrażane jest w przedsiębiorstwach i przenosi ECM na wyższy poziom. Według PwC 53% polskich prezesów wskazuje sztuczną inteligencję jako priorytet inwestycyjny w perspektywie najbliższych 3 lat. Jakie są tego powody? Zastosowanie AI nie tylko usprawnia pracę firmy, ale również pozwala wygenerować spore oszczędności. Dzięki zaawansowanym algorytmom sztuczna inteligencja jest w stanie zastąpić człowieka w zadaniach związanych z przetwarzaniem dużych ilości danych. Ma to ogromne znaczenie zwłaszcza, jeśli chodzi o dane nieustrukturyzowane, czyli dark data, które stanowią ok. 90% wszystkich treści w Internecie. Mogą to być zdjęcia, wideo, prezentacje, notatki czy cała korespondencja e-mail prowadzona z klientami, dostawcami, partnerami biznesowymi.
Możliwość uczenia maszynowego pozwala „nauczyć” sztuczną inteligencję automatycznego klasyfikowania treści. Wyobraźmy sobie dużą firmę, która posiada skrzynkę mailową do obsługi klientów. Opcja rozpoznawania treści po kontekście (określone słowa, wyrażenia, format dokumentu) pozwala je posortować, zorganizować i przekazywać do odpowiedniej osoby, skracając czas reakcji na wiadomość nadawcy. Ponadto sztuczna inteligencja potrafi nie tylko przetwarzać dane, ale też podejmować coraz bardziej złożone decyzje. Odpowiednio zaprogramowana może wydobyć wartość z nieustrukturyzowanych danych i odpowiednio je wykorzystać do celów biznesowych. Ponadto jest w stanie wykryć poufne informacje, np. pozwalające na zidentyfikowanie osób, oraz je zabezpieczyć. Rozwiązanie klasy ECM może być uzupełnione tego typu mechaniką poprzez integrację z wyspecjalizowanymi narzędziami biometrycznymi.
Federacja usług zarządzania treścią (Federated Content Services)
Przewrotem Kopernikańskim na rynku ECM jest przejście z myślenia o tworzeniu jednego, pełnego zbioru danych przedsiębiorstwa, do wykorzystania narzędzia, które umożliwia przeszukanie już istniejących, ale rozproszonych zasobów - federacji treści. Takie nowatorskie podejście pozwala zrezygnować z budowania od początku jednego czasochłonnego i kosztownego systemu, którego wdrożenie może okazać się skomplikowanym przedsięwzięciem, wymagającym ponownych wysiłków związanych z absorbcją nowego rozwiązania przez pracowników. Obecnie za pomocą jednej wyszukiwarki federacyjnej systemy ECM pozwalają odnaleźć treści znajdujące się w różnych źródłach. Nie trzeba więc migrować dokumentów do nowego miejsca, co stanowi dla firmy dużą oszczędność i nie wymaga przeorganizowania całej dotychczasowej pracy.
Takie podejście ma kluczowe znaczenie w kontekście digital workspace, czyli tworzenia cyfrowej przestrzeni roboczej i dostępu do informacji czy dokumentów niezbędnych do wykonywania codziennej pracy z dowolnego miejsca. Pracownicy, niezależnie od tego, gdzie się aktualnie znajdują, powinni mieć równy dostęp do danych. System ECM pozwala zarządzać tożsamością federacyjną i - ze wsparciem poprzez integrację z systemami uwierzytelniania - ułatwia autoryzowany i kontrolowany dostęp do treści. Dostęp do poszczególnych danych może być przypisany do poszczególnych osób, zwłaszcza jeśli chodzi o dane wrażliwe, co pozwala je chronić.
Autor: Marcin Somla, Dyrektor SER GROUP Polska
