Współczesne systemy informatyczne są na tyle skomplikowane, że rozwiązywanie jakichkolwiek problemów musi bazować na właściwych danych dostarczonych w czasie rzeczywistym. Same dane jednak nie wystarczą. Liczy się nie tylko dostęp do nich, ale i umiejętność ich odpowiedniej selekcji i dogłębnej interpretacji. Czasy, kiedy dało się prześledzić problem na podstawie kilku możliwych przyczyn, bezpowrotnie minęły. Dzisiejsze standardy są znacznie wyższe. Systemy coraz częściej wyposażone są w zaawansowane narzędzia gromadzące informacje, które ułatwiają zarządzanie i niwelują kosztowną stratę czasu i zysków.
Mówi się, że w pracy administratora sieci nie ma miejsca na kreatywność, liczy się szybkość i efektywność działania i reakcji na pojawiające się problemy. Nie do końca można się dziś z tym zgodzić. Dzisiejsze narzędzia wspomagające pracę administratorów mają dużo większe możliwości - dane o pracy sieci i usług IT wspierają pracę firmy, a informacje przez nie zebrane pomagają innym decydentom w zarządzaniu całą firmą i w zrozumieniu tego, co dzieje się nie tylko w sieci, ale i w przedsiębiorstwie. Niestety często te funkcje nie są na co dzień wykorzystywane przez pracowników działów IT nieprzyzwyczajonych do analitycznego patrzenia na dane. Z drugiej strony tylko nieliczne systemy do monitorowania pracy sieci IT w łatwy sposób integrują się i współdzielą dane z innymi systemami w przedsiębiorstwie. A szkoda, bo odpowiednio zinterpretowane informacje płynące z systemów do monitorowania mogą przynieść bezpośrednie korzyści dyrektorom finansowym, zarządom firm, a także właścicielom małych biznesów. Jak to możliwe?
Środek, nie cel
Wiadomo, że nie można zarządzać czymś, czego się nie zna. Dotyczy to tak samych sieci, jak i całych firm. Z tego powodu kluczem do sukcesu podczas modernizowania czy usprawniania infrastruktury i funkcjonowania przedsiębiorstw jest dogłębna znajomość ich normalnej wydajności, dostępnych wolnych mocy przerobowych oraz istniejących wąskich gardeł, które - jeśli są udokumentowane i zmierzone - są oczywistym celem najpilniejszych optymalizacji czy inwestycji. Pierwszym krokiem do wiedzy o wydajności i możliwościach infrastruktury, z której firma korzysta, jest wyrobienie sobie i stworzenie w innych nawyku zbierania informacji istotnych z punktu widzenia zarządzania firmą. Nie da się tego zrobić bez odpowiedniego narzędzia, jakim jest system do monitorowania. Najlepiej, jeśli pozwala on w prosty sposób współdzielić dane z innymi systemami czy też w inny sposób się z nimi integrować. To on dostarczy nam danych o systemach, aplikacjach i urządzeniach, które pozwolą ocenić, czy wszystko funkcjonuje, jak trzeba. Z drugiej strony pozwala na bieżąco weryfikować normalny stan pracy sieci - wszelkie anomalie można wychwycić jako odchylenia od znanej normy. Jednocześnie znając bieżącą wydajność systemu, jesteśmy w stanie ocenić, czy nowy system HR wdrażany w firmie wymaga nowych zasobów IT, czy też wystarczą te, które obecnie posiadamy. Dzięki temu wszelkie zmiany czy nowe systemy dodawane do infrastruktury w płynny sposób zgrywają się z resztą, bez niepotrzebnej konkurencji o zasoby czy niespodziewanych przeciążeń oraz przestojów. Zbierając i analizując informacje, administrator musi jednak pamiętać przede wszystkim o tym, że system do monitorowania nie jest celem samym w sobie, a środkiem do osiągania jeszcze lepszych wyników i podejmowania słusznych decyzji biznesowych, również tych długofalowych, związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem.
Kto i w jaki sposób może zrobić pożytek z zebranych przez system monitorujący sieć informacji, i jak wiele firma może zyskać, korzystając z odpowiednich funkcji?
Administratorzy IT. Ułatwienie i automatyzacja codziennej pracy
Korzyści płynące z korzystania z monitoringu sieci przez administratorów IT są - wydawałoby się - najbardziej oczywiste. Systemy do monitorowania wspierają ich codzienną pracę i automatyzują czynności, które na co dzień zajmują czas i angażują uwagę. Dzięki temu pracownicy działów IT mogą zająć się innymi rzeczami, na które bardzo często brakuje czasu, takimi jak optymalizacja wykorzystania bieżącej infrastruktury, testowanie patchów, fixów i innych obowiązkowych aktualizacji wynikających ze zobowiązań audytowych, bezpieczeństwa czy innych. System monitorujący ma na celu zmianę administratora sieci ze strażaka biegającego od pożaru do pożaru w inżyniera, który w sposób przemyślany konfiguruje i utrzymuje sieć tak, by mogła w długim okresie bez konieczności drastycznych zmian i kosztownych inwestycji spełniać wymagania funkcjonalne wszystkich działów firmy oraz klientów i partnerów z nią współpracujących.
Nieustanny wgląd w sieć. Ponieważ monitoring obejmuje swoim zasięgiem wszystkie sprzęty, serwery, aplikacje i inne urządzenia wpięte do firmowej sieci, administrator dzięki korzystaniu z takiego systemu ma nieustający wgląd w działanie wszystkich jej elementów. Na bieżąco widzi, czy i jak funkcjonują części infrastruktury, gdzie występuje problem i który sprzęt wymaga naprawy lub wymiany. Potrafi również łatwiej wychwycić wzajemne zależności i powiązania przyczynowo-skutkowe.
Szybka diagnoza problemów. Dzięki stałej obserwacji sieci administrator może od razu wychwycić pojawiające się kłopoty, rozpoznać ich symptomy i zareagować, zanim źle działający sprzęt lub wyłączona aplikacja spowodują problemy, które zakłócą działalność firmy lub ograniczą możliwość udostępniania usług klientom przedsiębiorstwa.
Automatyczne usuwanie usterek. Wielu z powszednich problemów można uniknąć, usuwając od razu pojawiające się usterki. Bywa to kłopotliwe, wymaga bowiem nieustannej czujności administratora i reagowania na najdrobniejsze nieprawidłowości. Dobre systemy do monitorowania powtarzające się proste usterki usuwają automatycznie, bez konieczności ingerencji w ten proces pracownika działu IT. Dzięki temu administrator nie jest zalewany nadmiarem alertu - informowany jest tylko o tych poważniejszych, wymagających jego bezpośredniej ingerencji czy decyzji.
Czytelne wykresy i raporty. Administratorzy - nawet jeśli nie poświęcają każdej chwili obserwacji sieci - muszą wiedzieć, co się w niej dzieje. Dzięki raportom i czytelnym wykresom obrazującym funkcjonowanie firmowej infrastruktury IT dostają komplet informacji na temat aktualnego stanu sieci i akcji podjętych przez system w ostatnim czasie.
Trafione decyzje. Pracownicy działu IT odpowiedzialni są nie tylko za sprawne działanie infrastruktury, ale też za inwestycje, które poprawią jej wydajność i ograniczą usterki. Systemy monitorujące sieci pozwalają wytypować sprzęty, które sprawiają najwięcej kłopotów i powinny zostać wymienione, pomogą też ustalić, jaki rodzaj hardware'u psuje się najczęściej, i tym samym uniknąć nietrafionych inwestycji w przyszłości.
Dyrektorzy finansowi. Decyzje budżetowe bez zastrzeżeń
Wydawałoby się, że system do monitorowania sieci wiąże się jedynie z wydatkami. Firma musi ponieść koszt zakupu licencji czy aplikacji, utrzymać infrastrukturę i opłacić pracownika, który będzie zarządzał programem. To tylko jedna strona medalu. Drugą są trafione decyzje budżetowe i oszczędności, które można osiągnąć dzięki wykorzystaniu danych z systemów monitorujących.
Uzasadnione inwestycje. Dyrektorzy finansowi trzymają rękę na pulsie firmowych budżetów i zależy im na tym, aby wydatki, na które wyrażają zgodę, miały swoje uzasadnienie i przynosiły korzyści przedsiębiorstwu. Systemy do monitorowania sieci pozwalają uniknąć niepotrzebnych kosztów.
"Jeden z naszych klientów miał problemy z wolno działającą siecią i wydał kilkadziesiąt tysięcy złotych na lepsze łącze, co jednak nie przyniosło poprawy. Zaczął testować nasz system do monitorowania, który szybko pokazał mu, że problemem jest niewystarczająca pamięć serwera - kosztująca ponad dziesięć razy mniej niż zakup łącza. Dołożenie pamięci natychmiast rozwiązało problem 'zbyt wolnej sieci'" - opowiada Elżbieta Mistachowicz, wiceprezes AdRem Software, producenta programu do monitorowania NetCrunch.
Kontrola wydatków. Pozytywny wpływ na budżet ma też możliwość dokładnego rozliczania firm trzecich z realizacji umów, zwłaszcza tych dotyczących dostarczania usług ciągłych (usług internetowych, VOIP, aplikacji online itp). Monitoring sieci pozwala sprawdzić, czy czas niedostępności usługi mieścił się w czasie dopuszczonym w umowie - jeśli tak nie jest, firma ma podstawy naliczyć swoim dostawcom przewidywane w takich umowach opłaty karne.
Zarząd. Pełna kontrola nad działalnością firmy
Zarządzający muszą mieć pewność, że ich firma działa sprawnie, bez przestojów i tym samym realizuje wszystkie zadania, spełnia wymagania klientów i pozwala bez problemów prowadzić biznes. Systemy monitorujące sieć zapewniają ciągłość działania całej infrastruktury i wpływają na efektywność podejmowanych decyzji.
Pewność i biznesowy spokój. Żadna firma nie może sobie pozwolić na awarie sieci, komputerów czy aplikacji wspierających podstawową działalność przedsiębiorstwa. Każde zakłócenie to dodatkowe koszty, zdenerwowani klienci czy zirytowani pracownicy. Monitoring sieci gwarantuje zarządom spokój - nie zaskoczy ich żadna nieprzewidziana awaria, która mogłaby naruszyć wizerunek ich firmy.
Bezpieczeństwo firmy. W czasach wzmożonych cyberataków szefowie firm bez wahania inwestują w zabezpieczenia mające ich uchronić przed działalnością hakerów i utratą danych, reputacji i zaufania klientów. Aby jednak wszystkie programy chroniące przed cyberzagrożeniami spełniały swoje zadanie, muszą same sprawnie funkcjonować. Z drugiej strony firma zobowiązana jest do działania zgodnie z wymogami audytowymi czy bezpieczeństwa - ich weryfikacja musi być dokumentowana. Czasem wystarczy że odpowiednia aktualizacja nie zostanie zainstalowana na czas, by wykorzystały to niepowołane osoby i włamały się do sieci. System do monitorowania nieustannie czuwa nad sprawnością i aktualnością zabezpieczeń, przyczyniając się do poprawy bezpieczeństwa firmy.
Oszczędności. Dzięki informacjom płynącym z systemu monitorującego zarządzający firmami mogą podejmować uzasadnione decyzje zakupowe, uniknąć płacenia kar w przypadku niezapewnienia odpowiednich usług swoim klientom i otrzymać zadośćuczynienie od dostawców niewywiązujących się z wynikających z umów zobowiązań. To przyczynia się do oszczędności w przedsiębiorstwie.
Właściciel małej firmy. Lepszy wizerunek i kontakty z klientami
Właściciele małych firm często myślą, że ich problem monitorowania sieci nie dotyczy. Przecież w przedsiębiorstwie jest tylko kilkanaście komputerów, parę serwerów i drukarek, ot i cała infrastruktura. Nic bardziej mylnego! Nawet sieć liczącą kilkadziesiąt urządzeń warto już monitorować - zwłaszcza że w takich wypadkach administrator często nie pracuje na pełny etat lub też pełni również inne obowiązki i nie może na bieżąco śledzić prawidłowości pracy sieci - a często nie ma go w ogóle na miejscu, zatem niektóre zadania warto zautomatyzować.
Budowanie wizerunku. Niemal każda firma ma swoją stronę internetową. W przypadku jakichkolwiek problemów z jej funkcjonowaniem system monitorujący pozwoli szybko odpowiedzieć na pytanie, czy zawiodła sama strona, serwer webowy czy aplikacje, na których działa WWW. Równie ważne jest monitorowanie skrzynek poczty elektronicznej, sklepu internetowego, masowej korespondencji e-mail czy systemu magazynowego. Znając ich bieżący status pracy, można od razu zdiagnozować problem i przystąpić do jego usuwania.
Wsparcie biznesu. Podobnie rzecz ma się z usługami oferowanymi innym firmom przez Internet. Aby mieć pewność, że dajemy klientom to, za co płacą i czego oczekują, musimy nieustająco sprawdzać, czy nasze aplikacje, serwery i połączenie z siecią działają bez zarzutu. Tylko to pozwoli wyeliminować problem, zanim zauważą go i zgłoszą klienci.
Monitoring sieci to nie ułatwiająca pracę zabawka dla administratorów, ale narzędzie, które umożliwia im utrzymanie stałej kontroli i reagowanie, zanim jeszcze pojawi się problem, co przekłada się na stałą i wysoką dostępność usług. To jednak nie wszystko. Nowoczesny monitoring pomaga również innym decydentom w firmie na bieżąco aktualizować informacje o stanie pracy firmy, co pomaga w podejmowaniu świadomych decyzji i przewidywaniu przyszłości. Jest także pierwszym etapem w procesie automatyzacji infrastruktury sieciowej, a co najważniejsze - staje się nieodzownym narzędziem edukacyjnym dla całej firmy, gromadzącym wiedzę o pracy firmowej sieci i aplikacji, trendach rozwoju i zależnościach między nimi a różnymi działami firmy. Na podstawie uzyskanych danych zarząd czy właściciel może usprawnić działanie przedsiębiorstwa, utrzymać pozytywny wizerunek, zabezpieczyć dane przed cyberprzestępcami oraz rozsądnie zaplanować wydatki i uzyskać oszczędności. A stąd tylko krok do osiągnięcia sukcesu biznesowego.
Opracowanie: AdRem Software
